AVISO LEGAL

Procedimientos administrativos

Introducción.

El presente documento recoge los procedimientos necesarios en la administración de MAS+ AYUDA Y SOLIDARIDAD, para el cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos.

Estos Procedimientos pretenden ser un documento dinámico, y como tal, un documento capaz de crecer y susceptible de continuos cambios y mejoras, que necesariamente se habrán de producir, acorde a las nuevas tecnologías, periféricos y requerimientos de explotación que marque la gerencia de MAS+ AYUDA Y SOLIDARIDAD. Por ello el índice se presenta de forma codificada y por grupos, que en todos los casos admiten nuevas incorporaciones. Así, estos Procedimientos permiten la posterior revisión y actualización.

Actualización y Revisiones.

La compilación y mantenimiento de estos Procedimientos, incluyendo la revisión y aprobación de las publicaciones, es responsabilidad del Jefe administración, consultor de la cuenta y Responsable de Seguridad Informática de MAS+ AYUDA Y SOLIDARIDAD.

El Jefe de administración, consultor de la cuenta y Responsable de Seguridad Informática de MAS+ AYUDA Y SOLIDARIDAD, son los responsable de la aplicación de los procedimientos técnicos y normas aquí descritos. Las actualizaciones y revisiones de los Procedimientos Administrativos se efectuarán por medio de:

• Circulares, que se enviarán mediante correo electrónico a los usuarios de estos Procedimientos.

• Sustituciones, que serán remitidas por el responsable de MAS+ AYUDA Y SOLIDARIDAD, con

  firma original, para proceder a la sustitución de los índices revisados o actualizados, devolviendo al Jefe de Administración, los índices sustituidos para su posterior destrucción.

  Nuevos contenidos, que serán archivados, de acuerdo con el correspondiente número de página, que figura en la parte inferior derecha de las hojas.

  Objeto del documento

  El presente documento responde a la obligación establecida en el artículo 8 del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre en el que se regulan las medidas de seguridad de los ficheros automatizados y/o manuales que contengan datos de carácter personal.

  Ámbito de aplicación

  Todas las personas, ya sean empleadas o externas subcontratadas que tengan correo electrónico y/o teléfono móvil de ONG, o cualquier otro medio automatizado de acceso al Fichero, se encuentran obligadas por ley a cumplir lo establecido en estos Procedimientos, y sujetas a las consecuencias que pudieran incurrir en caso de incumplimiento.

  Una copia de estos Procedimientos con la parte que le afecte será entregada, para su conocimiento, a cada persona autorizada a acceder a los datos del Fichero, siendo requisito obligatorio para poder acceder a esos datos el haber firmado la recepción del mismo.

  Personal afectado.

  Todo el personal de MAS+ AYUDA Y SOLIDARIDAD está afectado por estos Procedimientos Administrativos, que son de obligado cumplimiento.

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Procedimientos administrativos

En el caso de:

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Procedimientos administrativos

Solicitud telemática/telefónica de información de carácter personal.

Una vez registrados los datos de carácter personal en los ficheros oportunos, cualquier consulta sobre dichos datos debería tratarse como un derecho de acceso, con el consiguiente procedimiento detallado más adelante.

No obstante, si por operativa, en el afán de dar un servicio ágil de cara a clientes, no se exigen los requisitos detallados en dicho procedimiento de acceso, al menos se deben tener en cuenta los siguientes puntos:

• Intentar asegurarse lo máximo posible de que quién solicita la información es el propio interesado o su representante legal.

  o Solicitarle alguna prueba de autenticación (identificación del teléfono móvil, correo electrónico, fax, carta, número de cliente, domicilio, etc).

  o Pedir que la solicitud la haga por algún medio que deje constancia de la misma (correo electrónico, fax, carta, SMS, etc.).

• No dar datos completos, sobre todo en lo relativo a cuentas bancarias, números de tarjetas de crédito, etc.

• Si por confidencialidad no se puede dar la información solicitada, informarle de cómo tiene que ejercer su derecho de acceso.

• Remitir la información al interesado o su representante legal, a la dirección de contacto, por algún medio escrito (correo electrónico, fax, carta, SMS, etc.), y no darla por teléfono, salvo que se grabe la conversación, previo aviso al interlocutor.

  Desechado de papel.

  Todo papel u otro soporte físico (metacrilato, plástico, cartón, etc), que contenga datos de carácter personal, que vaya a ser desechado, debe ser destruido de forma que la información sea ilegible, antes de ser arrojado al recipiente destinado para la basura.

  El papel que se desee reciclar, no debe contener datos de carácter personal. De ser así debe ser destruido, no reutilizado, salvo que sea manipulado solamente por el personal autorizado a acceder a dichos datos.

  Envío de correo electrónico. Firma.

  Todos los correos electrónicos nuevos y de respuestas deben tener activada la firma (formato) que incluya el texto:

  Le informamos que su dirección de correo electrónico, así como el resto de los datos

 

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Procedimientos administrativos

de carácter personal aportados, serán objeto de tratamiento automatizado en nuestros ficheros, con la finalidad de gestionar la agenda de contactos de nuestra ONG y, para poder atender a sus peticiones de consulta vía electrónica. Vd. Podrá en cualquier momento ejercer el derecho de acceso, rectificación, cancelación y oposición en los términos establecidos en la Ley Orgánica 15/1999 mediante notificación escrita con copia de DNI, a MAS+ AYUDA Y SOLIDARIDAD sita en C/Anabel Segura,11 Ed.A 3oC 28108 Alcobendas - Madrid.

Este mensaje se dirige a su destinatario y contIene información CONFIDENCIAL. Si no es usted el destinatario indicado, queda notificado de que está prohibida la utilización, divulgación, distribución y/o reproducción total o parcial de esta comunicación sin autorización expresa, en virtud de la legislación vigente. Si ha recibido este mensaje por error, le rogamos que nos lo comunique inmediatamente por esta misma vía y proceda a su destrucción.

This message is entended exclusively for its addresses and may contain information that is CONFIDENTIAL & protected by professional privileges. If you are not the intended recipient you are here by notified that any dissemination, copy or disclosure of this communication is strictly prohibited by law. If this message has been received in error, please inmediately notify us via e-mail and delete it.

De no ser así, hay que comunicarlo al responsable de administración para que el Servicio Técnico Informático lo subsane.

Ficheros adjuntos.

Cada vez que se vaya a adjuntar un archivo en un envío por correo electrónico a varios destinatarios hay preguntarse si la documentación incluye datos de carácter personal, y en caso afirmativo, evaluar si todos los receptores pueden tener acceso a esa información sin vulnerar la LOPD.

Correos múltiples.

Cada vez que se envía un correo electrónico a varios destinatarios hay que tener la precaución de incluir sus direcciones en la casilla “Con Copia Oculta” (CCO), ya que si se hace en “Para” o incluso en “Con Copia” (CC), como es frecuente en las clásicas cadenas por internet, estaremos permitiendo que cada uno de los receptores tenga a la vista el resto de direcciones de envío y por tanto vulnerando la LOPD.

Spam.

Si alguien ha ejercido su derecho de oposición o cancelación para no recibir información comercial, debe marcarse o borrarse de la agenda de contactos, o de la base de datos de donde se obtiene su dirección de correo electrónico, para que no se le envíe ningún otro con este tipo de información.

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Procedimientos administrativos

Recepción de Currículum Vitae.

El mero hecho de captar curriculums sin control sobre la información que contengan podría obligar a tener que implantar medidas de seguridad de nivel medio o alto, incluyendo la auditoría cada dos años, con el consiguiente sobre costo innecesario.

Por ello, MAS+ AYUDA Y SOLIDARIDAD, puede optar por:

o NoadmitirCurrículumsnosolicitados.

o FacilitarelformulariodeCV,delAnexoAparacandidatos,esdecir,tomarel control sobre cuál es exactamente la información que se recopila y sobre la que se aplica el tratamiento, seleccionando aquellos datos que realmente son de interés para el proceso de selección de personal y manteniendo la precaución de que ninguno obligue innecesariamente a subir el nivel de seguridad del fichero.

o RecogerelCV:

• Personalmente. Previo consentimiento del interesado, según formulario del Anexo B. Deberá rellenar sus datos y firmarlos por duplicado. Una hoja es para MAS+ AYUDA Y SOLIDARIDAD, y la otra para el interesado.

• Por correo electrónico / fax. Se responderá con un mensaje/fax con acuse de entrega y/o lectura, con el siguiente texto:

  En cumplimiento del artículo 5 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, le informamos que los datos de carácter personal que nos facilita serán recogidos en un fichero propiedad de MAS+ AYUDA Y SOLIDARIDAD

  Sus datos serán registrados para gestionar su currículum vitae como aspirante a trabajador de esta ONG, así como para contactar con usted cuando MAS+ AYUDA Y SOLIDARIDAD lo considere oportuno.

  MAS+ AYUDA Y SOLIDARIDAD entiende que los datos de carácter personal y la información que usted nos ha facilitado son suyos, exactos y ciertos. Por otro lado, si usted nos comunica datos especialmente protegidos que revelen la ideología, afiliación sindical, religión o creencias, así como referentes a origen racial, salud, minusvalías o vida sexual, de forma previa le advertimos que de acuerdo con el artículo 16 de la Constitución Española, no está obligado a comunicarnos dicha información, y le rogamos que aunque hace la entrega de su currículum de forma voluntaria y consentida, se abstenga de comunicarnos datos de esta naturaleza.

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Procedimientos administrativos

Al enviarnos su currículum de forma voluntaria, usted da su consentimiento expreso e inequívoco para incorporarlo a nuestros ficheros destinados a los procesos de selección, debidamente registrados en la Agencia Española de Protección de Datos. Usted podrá ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición en relación al tratamiento de sus datos en MAS+ AYUDA Y SOLIDARIDAD, domiciliada en C/Anabel Segura,11 Ed.A 3oC 28108 Alcobendas - Madrid, en cualquier momento. Para ello, podrá dirigirse por escrito o personándose en MAS+ AYUDA Y SOLIDARIDAD

Finalmente le comunicamos que a partir de seis meses desde la fecha de recepción, se podría proceder a eliminar la información que usted haya enviado porque se considerase que ya no es vigente para un proceso
de selección de personal.

Los Currículums Vitae deben guardarse al menos durante 6 meses, pudiendo ser destruidos tras ese período, no antes.

Notificación de incidencias.

Cualquier violación, fallo o error en las normas y procedimientos de seguridad en el tratamiento confidencial de la información con datos de carácter personal, deben ser comunicados al responsable de Seguridad Informática y/o Jefe de Administración, para su registro y subsanación.

Identificación de carpetas y archivadores.

Los lugares de almacenamiento de soportes manuales (papel u otros materiales) con datos de carácter personal, deben estar debidamente identificados. Dicha identificación debe ser clara y estar bien visible, indicando:

• Área (por ej.: Archivo).

• Tipo de información (por ej.: Nóminas 2011).

• Nivel de confidencialidad (por ej.: Confidencial).

• Personal autorizado (por ej.: Sólo personal RRHH).

  Sólo se podrá acceder a la información para la que cada uno esté autorizado. El incumplimiento de esta norma será considerada una violación del pacto de confidencialidad acordado con la ONG.

  Ejercicio de los derechos ARCO.

  Los denominados derechos ARCO son el conjunto de acciones a través de las cuales una persona física puede ejercer el control sobre sus datos personales. Estos derechos se regulan en el Título III de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) y en el Título III de su Reglamento de Desarrollo, y son cuatro: Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición.

 

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Confidencial

 

Procedimientos administrativos

Se trata de derechos cuyo ejercicio es personalísimo, es decir, que sólo pueden ser ejercidos por el titular de los datos, por su representante legal o por un representante acreditado, de forma que el responsable del fichero puede denegar estos derechos cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del afectado y no se acredite que actúa en su representación.

El ejercicio de estos derechos se debe llevar a cabo mediante medios sencillos y gratuitos puestos a disposición por el responsable del fichero y que están sujetos a plazo, por lo que resulta necesario establecer procedimientos para su satisfacción. Si la persona reclamante cree que sus derechos no han sido atendidos en forma y plazo según la LOPD y su reglamento, puede acudir a la tutela de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

Derecho de Acceso

El derecho de acceso es el derecho del afectado a obtener información sobre si sus propios datos de carácter personal están siendo objeto de tratamiento, la finalidad del tratamiento que, en su caso, se esté realizando, así como la información disponible sobre el origen de dichos datos y las comunicaciones realizadas o previstas de los mismos.

• Acreditación: Fotocopia del DNI del interesado, escrito de solicitud firmado por el interesado, autorización firmada por el interesado en caso de que el solicitante no sea el interesado.

• Justificación: no es necesaria, salvo si se ha ejercitado el derecho en los últimos doce meses.

• Plazos: El responsable del fichero resolverá sobre la solicitud de acceso en el plazo máximo de un mes a contar desde la recepción de la solicitud. El acceso podrá hacerse efectivo durante 10 días hábiles tras la comunicación de la resolución.

• Denegación: debe motivarse e indicar que cabe invocar la tutela de la AEPD. Son motivos de denegación que el derecho ya se haya ejercitado en los doce meses anteriores a la solicitud (salvo que se acredite un interés legítimo al efecto) y que así lo prevea una Ley o una norma de derecho comunitario de aplicación directa o cuando éstas impidan al responsable del tratamiento revelar a los afectados el tratamiento de sus datos.

• Aprobación: Comunicación escrita por correo certificado con acuse de recibo o burofax.

  Derecho de Rectificación

  Derecho del afectado a que se modifiquen los datos que resulten ser inexactos o incompletos.

• Acreditación: Fotocopia del DNI del interesado, escrito de solicitud firmado por el interesado, autorización firmada por el interesado en caso de que el solicitante no sea el interesado.

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Procedimientos administrativos

• Justificación: debe indicarse a qué datos se refiere y la corrección que haya de realizarse aportando documentación.

• Plazo: 10 días hábiles.

• Denegación: debe motivarse y procede indicar que cabe invocar la tutela de

  la AEPD.

• Aprobación: Comunicación escrita por correo certificado con acuse de

  recibo o burofax.

  Derecho de Cancelación

  Derecho del afectado a que se supriman los datos que resulten ser inadecuados o excesivos.

  • Acreditación: Fotocopia del DNI del interesado, escrito de solicitud firmado por el interesado, autorización firmada por el interesado en caso de que el solicitante no sea el interesado.

  • Justificación: debe indicarse el dato a cancelar y la causa que lo justifica, aportando documentación.

  • Plazo: 10 días hábiles.

  • Denegación: debe motivarse y procede indicar que cabe invocar la tutela de

    la AEPD. La cancelación no procederá cuando los datos de carácter personal deban ser conservados durante los plazos previstos en las disposiciones aplicables o, en su caso, en las relaciones contractuales entre la persona o entidad responsable del tratamiento y el interesado que justificaron el tratamiento de los datos.

  • Aprobación: Comunicación escrita por correo certificado con acuse de recibo o burofax. Anotación en la ficha XXXXXX del programa XXXXX, en el campo XXXXX, del texto “XXXXX”, para su control automatizado.

    Derecho de Oposición

    Derecho del afectado a que no se lleve a cabo el tratamiento de sus datos de carácter personal o se cese en el mismo en los supuestos en que no sea necesario su consentimiento para el tratamiento, que se trate de ficheros de prospección comercial o que tengan la finalidad de adoptar decisiones referidas al interesado y basadas únicamente en el tratamiento automatizado de sus datos.

    • Acreditación: Fotocopia del DNI del interesado, escrito de solicitud firmado por el interesado, autorización firmada por el interesado en caso de que el solicitante no sea el interesado.

    • Justificación: concurrencia de motivos fundados y legítimos relativos a su concreta situación personal.

    • Plazo : 10 días hábiles.

    • Denegación: debe motivarse e indicar que cabe invocar la tutela de la AEPD.

    • Aprobación: Comunicación escrita por correo certificado con acuse de

      recibo o burofax. Anotación en la ficha XXXXXXX del programa XXXXX, en el campo XXXXX, del texto “XXXXX”, para su control automatizado.

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Procedimientos administrativos

Entrega de nóminas.

La entrega de los recibos de nóminas por parte de la ONG a los empleados, se hará siempre de forma individual en sobre cerrado, o en despacho uno a uno, de manera que la información de los mismos sólo sea accesible al interesado y al personal de Recursos Humanos.

Almacenamiento temporal.

Durante la manipulación de soportes manuales con datos de carácter personal, se colocarán en bandejas, cajones, en la mesa boca abajo, en sobres, etc., de manera que dicha información no esté visible a personal no autorizado que ocasionalmente pueda pasar por el puesto de trabajo, especialmente si el responsable del mismo debe ausentarse de él.

Además está prohibido trasladar los soportes a áreas o departamentos ajenos a los responsables del tratamiento de la información correspondiente, o sacarlos de los locales de la ONG, sin la expresa autorización del Responsable de Seguridad o Jefe de Administración.

Creación de una nueva suscripción.

Es OBLIGATORIO si se le va a enviar publicidad de otros productos o se van a ceder sus datos a terceros, recabar el consentimiento del cliente, para el tratamiento de sus datos. El resguardo de inscripción, debidamente firmado por el interesado, debe archivarse junto con el expediente del cliente, pues hay que acreditar dicho consentimiento ante una inspección de la AEPD, y debe incluir el siguiente mensaje:

Le informamos que los datos de carácter personal facilitados en este formulario, serán objeto de tratamiento automatizado en nuestros ficheros DONANTES Y/O COLABORADORES de los que es titular la entidad MAS+ AYUDA Y SOLIDARIDAD, con la finalidad es la gestión de las iniciativas y proyectos sin ánimo de lucro, impulsados por dicha ONG y, para poder atender a sus peticiones de consulta vía electrónica. Para ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición deben dirigirse a dicha entidad en la C/Anabel Segura,11 Ed.A 3oC 28108 Alcobendas - Madrid.

Envío de publicidad por mailing.

En cualquier publicidad que se haga llegar a los clientes, es preciso indicar dónde pueden dirigirse para ejercer sus derechos ARCO. Es preciso añadir el siguiente mensaje:

“Los datos utilizados para la realización de esta campaña tienen su origen en el fichero DONANTES Y/O COLABORADORES del que es titular la entidad MAS+ AYUDA Y SOLIDARIDAD. Para ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, cancelación u oponerse a que sus datos se utilicen con fines de publicidad diríjase a MAS+ AYUDA Y SOLIDARIDAD en en C/Anabel Segura,11 Ed.A 3oC 28108 Alcobendas - Madrid.”

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Procedimientos administrativos Anexo A

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Procedimientos administrativos Anexo B

Recepción de Currículum Vitae

En cumplimiento del artículo 5 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, le informamos que los datos de carácter personal que nos facilita serán recogidos en un fichero propiedad de MAS+ AYUDA Y SOLIDARIDAD

Sus datos serán registrados para gestionar su currículum vitae como aspirante a trabajador de esta ONG, así como para contactar con usted cuando MAS+ AYUDA Y SOLIDARIDAD lo considere oportuno.

MAS+ AYUDA Y SOLIDARIDAD entiende que los datos de carácter personal y la información que usted nos ha facilitado son suyos, exactos y ciertos. Por otro lado, si usted nos comunica datos especialmente protegidos que revelen la ideología, afiliación sindical, religión o creencias, así como referentes a origen racial, salud, minusvalías o vida sexual, de forma previa le advertimos que de acuerdo con el artículo 16 de la Constitución Española, no está obligado a comunicarnos dicha información, y le rogamos que aunque hace la entrega de su currículum de forma voluntaria y consentida, se abstenga de comunicarnos datos de esta naturaleza.

Usted podrá ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición en relación al tratamiento de sus datos en MAS+ AYUDA Y SOLIDARIDAD, domiciliada en C/Anabel Segura,11 Ed.A 3oC 28108 Alcobendas - Madrid, en cualquier momento. Para ello, podrá dirigirse por escrito o personándose en MAS+ AYUDA Y SOLIDARIDAD

Finalmente le comunicamos que a partir de seis meses desde la fecha de recepción, se podría proceder a eliminar la información que usted haya enviado porque se considerase que ya no es vigente para un proceso de selección de personal.

Para incorporar sus datos en nuestros sistemas de información, necesitamos su consentimiento expreso, por lo que es necesario que nos rellene y firme el siguiente texto de CONSENTIMIENTO :

CONSENTIMIENTO DE INCORPORACION DE DATOS DE CURRICULUM VITAE A LOS SISTEMAS DE INFORMACION DE MAS+ AYUDA Y SOLIDARIDAD

D.\Dña. ______________________________________________________, con
DNI ______________________ da su consentimiento a MAS+ AYUDA Y SOLIDARIDAD para que incorpore sus datos personales a ficheros de datos personales declarados por la ONG ante la Agencia Española de Protección de Datos.

Asimismo, declara haber sido informado de la existencia y finalidad del fichero, así como de los Procedimientos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición de MAS+ AYUDA Y SOLIDARIDAD

En__________________________, a _____ de __________________ de 20___

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